RETAIL DE IMPACTO SL ha establecido un Servicio de Atención al Empleado (SAE) con la finalidad de mejorar la capacidad de la Empresa para prevenir, conocer, gestionar y tomar acciones en temas importantes, a través de mejorar la comunicación entre una fuerza laboral comprometida y la Dirección. El SAE se alinea con los Valores Corporativos, el Código de Ética y las iniciativas estratégicas y de negocio de RETAIL DE IMPACTO SL para fomentar continuamente el compromiso de los empleados.
El SAE ofrece medios independientes, neutrales, informales y confidenciales para abordar las inquietudes y problemas en el lugar de trabajo. Es un espacio seguro para buscar orientación sobre todo tipo de problemas, incluida la denuncia de conducta indebida, con protección contra las represalias. El SAE impulsará los esfuerzos continuos de RETAIL DE IMPACTO SL para lograr los más altos estándares de gobierno corporativo y comportamiento ético al contar con medios confidenciales y anónimos para que los empleados puedan plantear o discutir inquietudes y problemas sin temor a represalias.
El SAE observará lo establecido en la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como los Estándares de Práctica y el Código de Ética (SOP y COE por sus siglas en inglés) de la Asociación Internacional de Ombudsman (IOA por sus siglas en inglés).
1. El objetivo del Servicio de Atención al Empleado
Proporcionar un medio seguro para plantear inquietudes y sugerencias y ayudar a abordar los problemas.
El SAE asistirá a los empleados en la comunicación, negociación y gestión de conflictos. Estas acciones ayudan a los empleados y a la Empresa a mantener un lugar de trabajo ético, compatible, seguro, productivo y comprometido.
A través del SAE, los empleados y RETAIL DE IMPACTO SL tendrán orientación y apoyo para:
· Abordar los problemas de manera rápida, justa y en el nivel apropiado;
· Mejorar las habilidades de comunicación y gestión de conflictos;
· Mantener una cultura corporativa transparente y comunicativa;
· Preservar relaciones y reputaciones;
· Promover una organización comprometida y positiva.
2. Principios fundamentales del Servicio de Atención al Empleado
El SAE es diferente a cualquier otra función en la Empresa. Su trabajo se fundamentará en los siguientes principios:
Independencia
El SAE debe ser, y parecerá ser, libre de interferencia en el desempeño legítimo de sus deberes. El SAE informará las tendencias y los problemas sistémicos que observe al Consejo de Administración y se programará regularmente para reportar tales asuntos.
El SAE fue diseñado intencionalmente para funcionar independientemente de los procesos y estructuras existentes en RETAIL DE IMPACTO SL. El SAE tiene el apoyo y el acceso al nivel más alto de la organización y reporta al Consejo de Administración, por lo que no reporta a una función o entidad que pudiera afectar, o que se pudiera percibir como que afecta su independencia.
RETAIL DE IMPACTO SL afirma el derecho de los individuos de buscar asistencia del SAE sin temor a represalias.
Neutralidad
El SAE funciona como un canal alternativo para proporcionar la discusión confidencial y segura y la facilitación de las comunicaciones y la autocorrección en RETAIL DE IMPACTO SL. El SAE no se esfuerza por trabajar o abogar en nombre de los empleados, los diferentes mandos o la administración de la Empresa.
La independencia y neutralidad del SAE son fundamentales para el éxito operacional y la protección de las comunicaciones. El SAE trabaja para ser imparcial, justo y objetivo en todos los tratos con todos los empleados. Trabajando sólo por un proceso justo y equitativo, el SAE no aboga por nadie. Se recomienda a todos usar y confiar en el SAE sabiendo que, como un proceso imparcial, no tiene ningún interés personal en el resultado de cualquier tema o discusión. El interés del SAE es en la imparcialidad y la transparencia, y aboga solo por esos intereses.
Informalidad
El SAE complementa todos los canales formales relacionados para plantear problemas. El SAE no investiga formalmente los problemas, crea políticas, obliga a la acción ni toma decisiones de gestión. El SAE no juzga ni arbitra las reclamaciones.
Comunicarse con el SAE no es lo mismo que informar o dar aviso de un problema a la Empresa. La aceptación de reclamos/problemas formales por parte de RETAIL DE IMPACTO SL es una función cumplida por múltiples canales formales. El SAE puede y remitirá a quienes deseen notificar a la EMPRESA al lugar apropiado, incluidos Recursos Humanos, líneas de mando u otros.
Al igual que la RETAIL DE IMPACTO SL no tolera las represalias contra ningún empleado por presentar informes de buena fe sobre violaciones o inquietudes reales o presuntas, tampoco tolerará ninguna represalia por parte de ningún supervisor o empleado contra otro empleado por ponerse en contacto con el SAE ni tolerará represalias contra el SAE.
Cualquier persona que crea que se tomaron represalias en su contra por acceder o utilizar el servicio, puede ponerse en contacto con el SAE.
Confidencialidad
El funcionamiento efectivo del SAE requiere que las consultas, comunicaciones y actividades se mantengan confidenciales. Quienes se pongan en contacto con el SAE pueden hacerlo con la garantía de estricta confidencialidad.
El SAE afirma que las comunicaciones confidenciales serán privilegiadas. No mantendrá registros permanentes de comunicaciones confidenciales específicas.
Los datos agregados son los únicos registros permanentes de comunicaciones confidenciales mantenidos, con el único propósito de que el SAE informe sobre el uso y las tendencias. El SAE negará el acceso a toda la información por ella mantenida. El SAE no debe divulgar a ninguna persona, incluidos los diferentes niveles de mando, los nombres o la información de identificación de aquellos que interactúan con ella. Sólo con el permiso previo y explícito de la persona que utiliza los servicios, el SAE puede revelar información de identificación. La única excepción a esto es si el SAE determina un riesgo inminente de daño grave a personas o propiedades.
El contacto o el uso del SAE es voluntario y sin perjuicio; nadie puede ser obligado o requerido a hacerlo. Aquellos que deciden trabajar con el SAE aceptan acatar lo estipulado en la Ley 2/2023, el SOP y COE, incluso no llamar al SAE para testificar en ningún proceso legal con respecto a las comunicaciones confidenciales. Trabajar con el SAE implica entender y aceptar estas condiciones.
Aquellos que acceden al SAE comparten la responsabilidad de proteger la confidencialidad y el anonimato. En consecuencia, ni el usuario ni la persona objeto de la denuncia o reclamo pueden solicitar u obligar al SAE a revelar ninguna comunicación confidencial o participar en cualquier proceso formal interno o externo, incluidas las acciones civiles.
RETAIL DE IMPACTO SL también acepta y se compromete a no solicitar ni obligar al SAE a divulgar cualquier información que pueda violar cualquier confidencialidad o participar en cualquier proceso formal interno o externo.
Los empleados pueden comunicarse con el SAE anónimamente. Sin embargo, el uso del anonimato puede presentar ciertas limitaciones en la capacidad del SAE para brindar asistencia.
3. Procedimiento
El acceso al SAE se encuentra en el documento explicativo enviado a todos los empleados a través del sistema de gestión de Recursos Humanos (Sesame). Puede acompañarse la denuncia/consulta con cualquier soporte (documento, audio, video), para lo que el sistema ofrece un medio sencillo para hacerlo.
El procedimiento cumplirá las siguientes fases:
Recepción
El procedimiento se iniciará mediante comunicación cursada a través de la plataforma del SAE, que puede ser de consulta o de información (denuncia).
Una vez enviada la comunicación, se generará un código que permitirá conocer la fase en la que se encuentra el procedimiento y las notificaciones al remitente que sean pertinentes.
En caso que la comunicación no se hiciese de manera anónima, el remitente deberá facilitar los siguientes datos:
Nombre, primer y segundo apellido del informante/denunciante.
Documento de identidad (DNI o NIE) (opcional).
Dirección de correo electrónico (email).
Teléfono.
Con el objetivo de poder facilitar la comprensión inicial de la comunicación recibida, el remitente deberá escoger una categoría dentro de la cual se encuentre la misma:
1.- Compensación y beneficios Preguntas, inquietudes, problemas o consultas sobre la equidad, la idoneidad y la competitividad de la compensación, los beneficios y otros programas de beneficios de los empleados | |
- Compensación: monto del salario, clasificación/nivel de salario. - Nómina: administración de pago, erróneo o atrasado - Beneficios: temas relacionados con seguros, vacaciones, enfermedad, educación, etc. - Otros: cualquier otra compensación o beneficio del empleado no descrito en las subcategorías anteriores. | |
2.- Relaciones supervisor-empleado Preguntas, inquietudes, problemas o consultas que surjan entre personas en relaciones de evaluación (es decir, supervisor-empleado). | |
- Respeto/Trato: demostraciones de respeto inapropiado hacia las personas, no escuchar, descortesías, groserías, etc. - Confianza/Integridad: sospecha que los demás no están siendo honestos. - Reputación:posible impacto de rumores y/o chismes sobre asuntos profesionales o personales. - Comunicación:calidad y/o cantidad de comunicación. - Bullying, Mobbing: comportamientos abusivos, amenazantes y/o coercitivos. - Diversidad:comentarios o comportamientos percibidos como insensibles, ofensivos o intolerantes sobre la base de una diferencia relacionada con la identidad, como raza, género, nacionalidad, orientación sexual. - Represalias:comportamientos punitivos por acciones o comentarios anteriores, denunciante. - Violencia física: real o amenazas de daño corporal a otra persona. - Asignaciones/Horarios: adecuación o equidad de las tareas, volumen de trabajo esperado. - Retroalimentación: retroalimentación o reconocimiento otorgado, o respuestas a la retroalimentación recibida. - Consulta: solicitudes de ayuda para tratar problemas entre dos o más personas a las que supervisan o con otras situaciones inusuales en las relaciones supervisor-empleado. - Evaluación/calificación del desempeño: desempeño laboral en evaluación formal o informal. - Clima departamental: comportamientos, normas o actitudes prevalecientes dentro de un departamento por el cual los supervisores tienen responsabilidad. - Eficacia de la supervisión: gestión del departamento, falla en abordar los problemas. - Insubordinación: negativa a hacer lo que se le pide. - Disciplina: adecuación, oportunidad, requisitos, alternativas u opciones para responder. - Equidad de trato: favoritismo, una o más personas reciben trato preferencial. - Otros: cualquier otra relación evaluativa no descrita por las subcategorías anteriores. | |
3.- Relaciones entre pares y colegas. Preguntas, inquietudes, problemas o consultas que involucran a compañeros o colegas que no tienen una relación de supervisor-empleado, por ejemplo, dos miembros del personal dentro del mismo departamento. | |
- Respeto/Trato: demostraciones de respeto inapropiado hacia las personas, no escuchar, descortesías, groserías, etc. - Confianza/Integridad: sospecha que los demás no están siendo honestos. - Reputación: posible impacto de rumores y/o chismes sobre asuntos profesionales o personales. - Comunicación: calidad y/o cantidad de comunicación. - Bullying, Mobbing: comportamientos abusivos, amenazantes y/o coercitivos. - Diversidad: comentarios o comportamientos percibidos como insensibles, ofensivos o intolerantes sobre la base de una diferencia relacionada con la identidad, como raza, género, nacionalidad, orientación sexual. - Represalias:comportamientos punitivos por acciones o comentarios anteriores, denunciante. - Violencia física: real o amenazas de daño corporal a otra persona. - Otros: cualquier otra relación evaluativa no descrita por las subcategorías anteriores. | |
4.- Progresión y desarrollo profesional Preguntas, inquietudes, problemas o consultas sobre procesos y decisiones administrativas con respecto a ingresar y dejar un trabajo, lo que implica (es decir, contratación, seguridad laboral). | |
- Solicitud de empleo/Procesos de selección y contratación: procesos de contratación y selección, facilitación de solicitudes de empleo, preselección y criterios de selección, decisiones controvertidas vinculadas a la contratación y selección. - Clasificación y descripción del trabajo: cambios o desacuerdos sobre los requisitos de la asignación, tareas apropiadas. - Transferencia Involuntaria/Cambio de Asignación: aviso, selección y derechos/beneficios especiales de cesión, remoción de funciones anteriores, cambio no solicitado de tareas laborales. - Tenencia/Seguridad del puesto/Ambigüedad: seguridad del puesto o contrato, provisión de categorías contractuales seguras. - Progresión de carrera: ascenso, reelección o permanencia. - Rotación y duración de la asignación: falta de finalización o extensión excesiva de asignaciones en entornos específicos, falta de acceso o transferencia involuntaria a funciones/asignaciones específicas, solicitudes de transferencia a otros lugares/deberes/funciones. - Renuncia: inquietudes sobre si se debe terminar voluntariamente el empleo o cómo hacerlo o cómo se puede comunicar tal decisión de manera apropiada. - Terminación/No renovación: finalización del contrato, no renovación del contrato, separación permanente disputada de la organización. - Reempleo de personal antiguo: pérdida de ventajas competitivas asociadas a la recontratación de personal, favoritismo. - Eliminación de posición: eliminación o abolición de la posición de un individuo. - Desarrollo profesional, formación: asignaciones variadas como oportunidades de capacitación y desarrollo. - Otros: cualquier otra relación supervisor-empleado no descrita por las subcategorías anteriores. | |
5.- Legal, regulatorio, financiero y de cumplimiento normativo Preguntas, inquietudes, problemas o consultas que pueden crear un riesgo legal (financiero, sanción, etc.) para la organización o sus miembros si no se abordan, incluidos los problemas relacionados con el desperdicio, el fraude o el abuso. | |
- Actividad delictiva: amenazas o delitos planeados, observados o experimentados, fraude. - Prácticas comerciales y financieras: acciones inapropiadas que abusan o desperdician las finanzas, las instalaciones o el equipo de la organización. - Acoso: conducta física, verbal, escrita, por correo electrónico, audio, video, psicológica o sexual no deseada que crea un entorno hostil o intimidante. - Discriminación: tratamiento diferente en comparación con otros o exclusión de algún beneficio en base a, por ejemplo, género, raza, edad, origen nacional, religión, etc. - Adaptación razonable por discapacidad, temporal o permanente: provisión de tecnología de asistencia, incluidas preguntas sobre políticas, etc., para personas con discapacidades. - Accesibilidad: eliminación de barreras físicas, dotación de rampas, ascensores, etc. - Derechos de propiedad intelectual: por ejemplo, infracción de derechos de autor y patentes. - Privacidad y seguridad de la información: divulgación o acceso a información privada o confidencial individual u organizacional. - Daños a la propiedad: daños a la propiedad personal, responsabilidades. - Otros: cualquier otra relación evaluativa no descrita por las subcategorías anteriores. | |
6.- Seguridad, Salud y Ambiente Físico Dudas, inquietudes, problemas o consu | |